In CashController zijn er een aantal manieren om met de module Bestellingen te werken:
- Vanuit een koppeling met Exact Online, Exact Globe en AFAS of ERP-systemen zoals Trimergo
- Door gebruik te maken van een Excel-document
- Door een handmatige invoer van de bestellingen
1. Koppeling met boekhoudpakket
Voor gebruikers die werken met één van bovengenoemde boekhoudpakketten en daarbij gebruik maken van de module Bestellingen’ is het mogelijk om naast de openstaande posten debiteuren/crediteuren nu ook de openstaande in- en verkooporders in te lezen. Dit ziet er in het Cashflow DashBoard dan als volgt uit:
De kleurstelling is als volgt:
- Blauw: openstaande posten debiteuren/crediteuren
- Groen: openstaande in- en verkooporders
- Geel: prognosebedragen
- Oranje: BTW-component
Vanuit dit DashBoard kun je downdrillen op debiteur-/crediteurniveau en daarin zie je de planning per week. Door deze module worden nu ook de openstaande bestellingen ingelezen, waardoor er voor een groot deel je prognose voor de omzet en inkopen al is ingevuld o.b.v. een actueel orderbestand uit je administratie.
Je kunt deze input selecteren door te kiezen voor een extra filter (zie hieronder):
Als je deze optie selecteert, zie je onderstaand overzicht van de openstaande bestellingen:
En ook hierin kun je op klantniveau downdrillen tot op bestelniveau (zie hieronder):
In dit overzicht zie je dus per klant/leverancier de openstaande facturen, openstaande bestellingen en heb je de mogelijkheid om hier een prognose in te voeren.
Vanuit je administratie worden de orders ingelezen met daarbij de ingegeven factuurdatum, betalingstermijn en BTW. Deze informatie wordt in CashController doorberekend naar een wekelijkse liquiditeitsberekening.
In de praktijk kan het voorkomen dat de instellingen vanuit de administratie v.w.b. de BTW niet helemaal goed staan. In die situaties kun jezelf het BTW-% invoeren in de Configuratie basis, zodat daar ook v.w.b. de bestellingen mee gerekend wordt.
2. Koppeling Excel document
Ook is het mogelijk om bestellingen in te lezen vanuit een Excel-of .xml-document. Als je gebruik maakt van een andere database of software, waarin je verkooporders en/of inkoopbestellingen worden opgenomen, is het vaak goed mogelijk om met een exportdocument in Excel te werken. Een dergelijk bestand slaan wij dan op op onze FTP-server, waarmee dan de koppeling gelegd wordt.
3. Handmatige invoer van bestellingen
Wil je op kleine schaal gebruik maken van deze module door bijvoorbeeld een klein aantal bestellingen in te voeren of bijvoorbeeld toe te voegen aan de onder pt. 1 en pt. 2 genoemde mogelijkheden, dan kan dit ook handmatig.
Door in het Cashflow Dashboard de betreffende klant of leverancier te selecteren en hierop te downdrillen, krijg je de mogelijkheid om nieuwe bestellingen toe te voegen.
En vervolgens verschijnt onderstaand scherm, waarin je de betreffende gegevens invoert, die op deze bestelling van toepassing zijn.
Als je daarbij ook nog beschikt over het Dashboard Module Managementrapportages heb je de mogelijkheid om vanuit de begroting aan liquiditeitsplanning te doen, waarbij dan zowel rekening wordt gehouden met de reeds bestaande bestellingen. Hiermee heb je een perfect inzicht voor zowel de korte als de lange termijn.